Assistant administratif (h/f)

La Maison de l’Intelligence Artificielle est un lieu emblématique de vulgarisation et d’échange sur l’Intelligence Artificielle. C’est une première en France et en Europe, un lieu public de démonstration, de partage et de convergence des intérêts autour de l’IA.

Elle permet à chacun de se plonger dans la découverte de cette technologie, de ses enjeux et impacts sur nos modes de vie et sociétés. C’est également un espace de dialogue mais aussi de coopération où peuvent naître et croître nombre d’innovations grâce aux données du territoire.

Elle est présidée par M. Charles Ange Ginésy, et est issue d’une initiative portée par le Département des Alpes Maritimes, de l’Université Côte d’Azur, de la Communauté d’Agglomération de Sophia Antipolis, de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Nice.

Les actions de la MIA s’articulent autour de 4 axes stratégiques :

favoriser l’acculturation, accompagner l’éducation et les initiatives sur l’intelligence artificielle dans les collèges (élèves et enseignants),
valoriser et agir pour l’écosystème IA du territoire, mettre en valeur les initiatives et les talents IA et susciter de nouvelles inspirations, administrer la cartographie de l’écosystème IA Côte d’Azur,
animer et assurer la médiation IA sur le territoire,
inspirer une dynamique grâce à la création d’événements ou de contenus et une communication à portée nationale voir internationale.

Descriptif de l’emploi

L’Assistant administratif assure la gestion administrative, financière et organisationnelle du Syndicat mixte de la Maison de l’Intelligence Artificielle. Vous coordonnez le suivi des activités, organisez la préparation des instances délibératives et êtes le garant du suivi budgétaire et financier du Syndicat. Vous êtes l’interlocuteur clé entre les services internes et les interlocuteurs externes.

Missions / conditions d’exercice

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vos attributions porteront sur :
La gestion administrative courante :

Réception de l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ;
Gestion des emails ;
Traitement du courrier entrant et sortant ;
Suivi des dossiers administratifs.

L’organisation et la préparation des instances délibératives :

Convocations aux réunions ;
Élaboration des ordres du jour ;
Rédaction des procès-verbaux et délibérations ;
Suivi de l’exécution des décisions,

La gestion financière et comptable :

Le suivi budgétaire en lien avec la direction, la consolidation des documents budgétaires, le contrôle des crédits, la réalisation des opérations de fin d’exercice, etc) ;
L’exécution comptable en dépenses et en recettes (engagement des dépenses et des recettes, émission des bons de commande, des mandatements et des titres (contrôle et conformité des pièces justificatives, etc) ;
Le suivi et le rapprochement des factures (Chorus/Ciril, PES retour, rejets, litiges, etc) ;
La gestion des relations avec le Service de Gestion Comptable et les fournisseurs.

Le suivi de l’exécution des marchés :

La gestion des moyens généraux :
La gestion des locaux, des contrats et relations avec les prestataires externes ;
L’approvisionnement en fournitures et équipements (mobilier, matériel informatique).

Conditions du poste :

Recrutement d’un titulaire ou à défaut par voie contractuelle pour une durée de 3 ans ;
Emploi de catégorie C ou B Filière administrative ;
Poste permanent à temps complet (37h30/semaine) ;
Rémunération statutaire + régime indemnitaire ;
14 jours de ARTT/an ;
Participation employeur protection santé et prévoyance.

Profils recherchés

Compétences techniques :

Maitrise des techniques de gestion administrative ;
Maîtrise de la norme comptable et budgétaire M57 ;
Maitrise des règles de comptabilité publique ;
Connaissances de l’environnement territorial (fonctionnement des instances, exécution des marchés publics, etc) ;
Capacités et qualités rédactionnelles ;
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs et des logiciels métiers spécifiques au domaine d’intervention.

Qualités personnelles :